Standardization of Laparoscopic Operative Reporting: Improving Gynaecological Surgeon Communication

• Published in: Journal of obstetrics and gynaecology Canada Vol. 40; no. 3; pp. 304 - 309
• Main Authors: Pope, Rachel J., Abdelbadee, Ahmed Y., Armstrong, Amy J., Ganesh, Prakash R., Bedaiwy, Mohamed A., Zanotti, Kristine M.
• Format: Journal Article
• Language: English
• Published: Netherlands Elsevier Inc 01-03-2018
• Subjects: dictations; gynaecological surgery; laparoscopy; Operative reporting; surgeon communication; laparoscopy; Operative reporting; surgeon communication; dictations; gynaecological surgery
• ISSN: 1701-2163
• DOI: 10.1016/j.jogc.2017.07.023

No standardization of quality of operative reporting currently exists, and this represents a missed opportunity for communication among health care providers. This study proposed a method to improve operative notes by structuring the findings by six anatomical zones of the pelvis. Objective I was to validate the method of documenting six zones of the pelvis by using intraoperative photography. Objective II was to compare this method with dictations from operative reports created before introducing this method.
This retrospective cohort study evaluated pre- and post-intervention results of using six zones to guide operative reporting. Reports were collected from participating surgeons and were scored using a validated scoring tool. Each participant was taught to photograph six zones and use the zones in the operative report. Pre- and post-intervention cases were compared using generalized linear mixed models.
Scores of study participants using the zones were significantly higher than those without (P < 0.0001). Surgeons showed an ability to improve their reporting. The detail illustrated in the cases was qualitatively richer, and the anatomy within the six zones was referenced more frequently.
Compared with reports without the technique, incorporating the six zones greatly enhances operative reporting and likely would improve communication among care providers. More reliable communication of intraoperative findings has the potential to enhance the value of laparoscopy greatly as a diagnostic tool across gynaecological subspecialties.
À l'heure actuelle, il n'existe aucune norme de qualité pour la production de rapports opératoires; pour les fournisseurs de soins de santé, cela constitue une occasion manquée de communiquer efficacement. La présente étude suggère une façon d'améliorer les notes opératoires en organisant les données selon six zones anatomiques prédéterminées dans le pelvis. Le premier objectif était de valider la consignation des données des six zones du pelvis à l'aide de photographies prises durant l'intervention. Le deuxième objectif était de comparer les rapports ainsi produits à des rapports dictés avant la détermination des six zones.
Cette étude de cohorte rétrospective a évalué les rapports produits avant et après la mise en place de la méthode des six zones. Les rapports ont été recueillis auprès de chirurgiens participants, et ont été notés au moyen d'un outil de notation validé. Les participants ont appris à photographier les six zones et à se servir de celles-ci pour produire leurs rapports opératoires. La comparaison des résultats obtenus avant et après la mise en place de la méthode des six zones a été faite au moyen de modèles linéaires mixtes généralisés.
Les notes obtenues par les participants s'étant servis des six zones étaient significativement plus élevées que celles des autres participants (P < 0,0001). Les chirurgiens ont réussi à améliorer la qualité de leurs rapports : les renseignements qu'ils contenaient étaient qualitativement plus riches, et les structures anatomiques à l'intérieur des six zones y étaient plus souvent mentionnées.
Le recours aux six zones améliore grandement les rapports opératoires et améliorerait fort probablement l'efficacité des communications entre les fournisseurs de soins. Une meilleure communication des données peropératoires a le potentiel d'améliorer considérablement la valeur de la laparoscopie comme outil diagnostic dans les sous-spécialités de la gynécologie.