Motivations and Barriers Toward Implementation of a Rectal Cancer Synoptic Operative Report: A Process Evaluation

• Published in: Diseases of the colon & rectum Vol. 65; no. 3; pp. 353 - 360
• Main Authors: Bidwell, Serena S., Poles, Gabriela C., Shelton, Andrew A., Staudenmayer, Kristan, Bereknyei Merrell, Sylvia, Morris, Arden M.
• Format: Journal Article
• Language: English
• Published: United States Lippincott Williams & Wilkins 01-03-2022
• Subjects: Adult; Attitude of Health Personnel; Colorectal Cancer; Colorectal Surgery - methods; Colorectal Surgery - statistics & numerical data; Communication Barriers; Digestive System Surgical Procedures - methods; Digestive System Surgical Procedures - statistics & numerical data; Documentation - methods; Documentation - standards; Documentation - statistics & numerical data; Electronic Health Records - organization & administration; Female; Health Information Exchange - trends; Humans; Male; Motivation; Original Contributions; Rectal Neoplasms - surgery; Research Design - standards; Surgeons - psychology; Surgeons - statistics & numerical data; United States; Workflow; United States
• ISSN: 0012-3706; 1530-0358
• DOI: 10.1097/DCR.0000000000002202

The use of synoptic reporting has been shown to improve documentation of critical information and provide added value related to data access and extraction, data reliability, relevant detail, and completeness of information. Surgeon acceptance and adoption of synoptic reports has lagged behind other specialties.
This study aimed to evaluate the process of implementing a synoptic operative report.
This study was a mixed-methods process evaluation including surveys and qualitative interviews.
This study focused on colorectal surgery practices across the United States.
Twenty-eight board-certified colorectal surgeons were included.
The synoptic operative report for rectal cancer was implemented.
Acceptability, feasibility, and usability were measured by Likert-type survey questions and followed up with individual interviews to elicit experiences with implementation as well as motivations and barriers to use.
Among all study participants, 28 surgeons completed the electronic survey (76% response rate) and 21 (57%) completed the telephone interview. Mean usability was 4.14 (range, 1-5; SE, 0.15), mean feasibility was 3.90 (SE, 0.15), and acceptability was 3.98 (SE, 0.18). Participants indicated that substantial administrative and technical support were necessary but not always available for implementation, and many were frustrated by the need to change their workflow.
Most surgeon participants were male, white, had >12 years in practice, and used Epic electronic medical record systems. Therefore, they may not represent the perspectives of all US colon and rectal surgeons. In addition, as the synoptic operative report is implemented more broadly across the United States, it will be important to consider variations in the process by electronic medical record system.
The synoptic operative report for rectal cancer was easy to implement and incorporate into workflow, in general, but surgeons remained concerned about additional burden without immediate and tangible value. Despite recognizing benefits, many participants indicated they only implemented the synoptic operative report because it was mandated by the National Accreditation Program for Rectal Cancer. See Video Abstract at http://links.lww.com/DCR/B735MOTIVACIONES Y BARRERAS HACIA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN INFORME OPERATIVO SINÓPTICO DE CÁNCER RECTAL: UNA EVALUACIÓN DEL PROCESOANTECEDENTES:Se ha demostrado que el uso de informes sinópticos mejora la documentación de información crítica y proporciona un valor agregado relacionado con el acceso y extracción de datos, la confiabilidad de los datos, los detalles relevantes y la integridad de la información. La aceptación y adopción de informes sinópticos por parte de los cirujanos se ha quedado rezagada con respecto a otras especialidades.OBJETIVO:Evaluar el proceso de implementación de un informe operativo sinóptico.DISEÑO:Evaluación de procesos de métodos mixtos que incluyen encuestas y entrevistas cualitativas.AJUSTES:Prácticas de cirugía colorrectal en los Estados Unidos.PACIENTES:Veintiocho cirujanos colorrectales certificados por la junta.INTERVENCIONES:Implementación del informe operatorio sinóptico de cáncer de recto.PRINCIPALES MEDIDAS DE RESULTADO:Aceptabilidad, viabilidad y usabilidad medidas por preguntas de encuestas tipo Likert y seguidas con entrevistas individuales para obtener experiencias con la implementación, así como motivaciones y barreras para el uso.RESULTADOS:Entre todos los participantes del estudio, 28 cirujanos completaron la encuesta electrónica (tasa de respuesta del 76%) y 21 (57%) completaron la entrevista telefónica. La usabilidad media fue 4,14 (rango = 1-5, error estándar (EE) = 0,15), la factibilidad media fue 3,90 (EE = 0,15) y la aceptabilidad fue 3,98 (EE = 0,18). Los participantes indicaron que se necesitaba un apoyo administrativo y técnico sustancial, pero que no siempre estaba disponible para la implementación y muchos se sintieron frustrados por la necesidad de cambiar su flujo de trabajo.LIMITACIONES:La mayoría de los cirujanos participantes eran hombres, blancos, tenían >12 años en la práctica y usaban sistemas de registros médicos electrónicos de Epic. Por lo tanto, es posible que no representen las perspectivas de todos los cirujanos de colon y recto de EE. UU. Además, a medida que el informe operativo sinóptico se implemente de manera más amplia en los EE. UU., Será importante considerar las variaciones en el proceso por sistema EMR.CONCLUSIONES:El informe quirúrgico sinóptico para el cáncer de recto fue en general fácil de implementar e incorporar en el flujo de trabajo, pero los cirujanos seguían preocupados por la carga adicional sin valor inmediato y tangible. A pesar de reconocer los beneficios, muchos participantes indicaron que solo implementaron el informe operativo sinóptico porque era un mandato del Programa Nacional de Acreditación para el Cáncer de Recto. Consulte Video Resumen en http://links.lww.com/DCR/B735 (Traducción-Dr. Xavier Delgadillo).